レシートをなくした時の経費の扱い
領収書・レシートをなくしてしまった時の経費の扱いを解説。出金伝票やクレカ明細での対応、日頃の対策、電子帳簿保存法の注意点まで。
レシートをなくしても、あきらめる必要はありません。出金の事実を説明できれば、経費にできる場合があります。
原則は領収書・レシートの保存
必要経費は、原則として領収書やレシートを保存しておくことが前提です。まずは無くさない仕組みづくりが大切です。
なくした時の対応
- 出金伝票を作成（日付・金額・内容・相手先・目的）
- クレジットカード・電子マネーの明細を補助資料に
- 注文確認メール・振込記録を残す
日頃の対策
会社の経費精算でなくしたとき
ここまでは個人事業主の話でしたが、会社員が立て替えた分の精算でレシートをなくした場合も、考え方の骨格は同じです。ただし「自分で判断して終わり」ではなく、会社の経理に説明するという一手間が入ります。
- まず経理・上長に早めに伝える……あとから発覚するより、その場で申告したほうが処理が簡単です。社内の規程で対応が決まっていることもあります。
- 支払いの記録を集める……クレジットカードの利用明細、電子マネーの履歴、通販の注文履歴やメール、店舗の売上票の控えなど。日付・店名・金額が分かるものを揃えます。
- 社内の様式に沿って書く……出金伝票や経費精算書に加えて、**紛失した経緯を書いた報告書（顛末書）**の提出を求められることがあります。
報告書に書くこと
長い文章は要りません。次の5点が入っていれば十分に伝わります。
- いつ・どこで・いくら使ったか
- 何のための支出か（誰と、どの案件で）
- レシートをなくした経緯（いつ気づいたか）
- 支払いを裏づける資料（カード明細など。写しを添付）
- 今後どうするか（その場で撮影して保存する、など）
クレジットカードの明細は領収書の代わりになる？
カードの利用明細は「支払った事実」を示す資料にはなりますが、書かれているのは店名と金額だけで、何を買ったかまでは分かりません。そのため明細だけで完結させるのではなく、何のための支出かを補う記録（出金伝票やメモ、注文履歴）とセットで残すのが基本です。
なお消費税の仕入税額控除を受ける場合は、原則として適格請求書などの保存が求められ、所得税・法人税の経費計上とは別のルールになります。会社の場合は経理の指示に従ってください。
電子帳簿保存法の注意
ネット通販やメールで受け取った請求書などの電子取引データは、原則データのまま保存が必要です。保存要件を満たしているか確認しましょう。
出金伝票の書き方
領収書が出ない支出や、なくしてしまった支出は、出金伝票に記録して証拠を残します。市販の伝票でも、表計算ソフトで作った様式でも構いません。書く内容は次の5つです。
- 日付……支払った日
- 支払先……店名・相手先
- 金額
- 内容（勘定科目）……何を買ったか、どの科目か
- 目的……誰と・何のために（打合せ相手、用途など）
たとえば「10月3日／◯◯珈琲店／1,200円／会議費／取引先A社との打合せ」といった形です。あとから見て事業との関係を説明できることが目的なので、目的の欄が特に大切です。
領収書の代わりになるもの
- クレジットカードの利用明細……日付・店名・金額がわかります。
- 銀行の振込明細・通帳の記録
- 購入履歴のメール……ネット通販の注文確認メールなど。
- 交通系ICカードの利用履歴……券売機や専用サイトで印字・出力できます。
- 請求書・納品書……領収書がなくても、支払いの事実とあわせて証拠になります。
再発行を頼めることもあります
通販サイトは購入履歴から領収書を再発行できることが多く、公共料金や通信費も契約者向けのページから支払証明を出せる場合があります。まずは再発行できないか確認してみるのが確実です。
日々の運用でなくさない
- 受け取ったその場でスマートフォンで撮影し、クラウドに保存する。
- 会計ソフトのレシート読み取り機能を使う。
- 財布に貯めず、月ごとの封筒やファイルに分ける。
- 感熱紙のレシートは時間が経つと消えるため、早めに撮影しておくと安心です。
電子データで受け取ったものは電子のまま
メールに添付されたPDFの請求書や、ウェブサイトからダウンロードした領収書は、紙に印刷して保存するのではなく電子データのまま保存するのが原則です（電子帳簿保存法の電子取引データ保存）。日付・金額・取引先で検索できる状態にしておく必要があります。
いまの保存のしかたで要件を満たせているか、数問で確認できます。
税理士ライン
紛失が多い、金額が大きい取引の証憑が無い場合は、税理士に対応方法を相談しておくと安心です。
あわせて読みたい: 個人事業主の経費 完全ガイド ／ スマホ・PC・サブスクの経費計上
参考にした一次情報（出典）
本記事の制度・数値は、次の国税庁の公表情報を参照しています。税率・控除額・要件は改正で変わるため、最新の内容は各ページ（一次情報）でご確認ください。
よくある質問
レシートがないと経費にできない？
原則は領収書・レシートの保存が必要ですが、出金の事実と内容を説明できれば、出金伝票などで対応できる場合があります。日付・金額・内容・相手先を記録に残しましょう。
何を残しておけばいい？
クレジットカードや電子マネーの明細、銀行の振込記録、注文確認メール、出金伝票などが補助資料になります。
電子帳簿保存法で気をつけることは？
電子取引（ネット通販やメールで受け取った請求書など）のデータは、原則としてデータのまま保存が必要です。紙に印刷しただけでは要件を満たさない場合があるため、保存方法を確認しましょう。
出金伝票だけで経費として認められますか？
出金伝票は有効な記録のひとつですが、金額が大きい、件数が多いといった場合は説明を求められることがあります。クレジットカードの明細など、ほかの資料とあわせて残しておくと確実です。
感熱紙のレシートが消えてしまいました。
早めに撮影しておくのが対策です。消えてしまった場合は、クレジットカードの明細や購入履歴のメールなど、ほかの記録で支払いの事実を示せないか確認してください。
会社の経費精算でレシートをなくしました。どうすればよいですか？
まず経理や上長に早めに伝えたうえで、カードの利用明細など支払いを裏づける資料を揃え、社内の様式（出金伝票・経費精算書）に沿って申請します。紛失の経緯を書いた報告書の提出を求められることもあります。
紛失の報告書には何を書けばよいですか？
「いつ・どこで・いくら」「何のための支出か」「なくした経緯」「支払いを裏づける資料」「今後どうするか」の5点が書かれていれば十分に伝わります。長文である必要はありません。
ネットで買ったものの領収書はどう保存しますか？
ダウンロードした領収書やメールで受け取った請求書は、電子データのまま保存するのが原則です。日付・金額・取引先で検索できる状態にしておきます。
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本記事は一般的な解説であり、税務代理・税務相談ではありません。個別の判断は税理士にご相談ください。 税制は改正されます。最新の法令・通達と対象年度をご確認ください。